État des lieux de sortie : que retenir pour le propriétaire et le locataire ?

Un état des lieux de sortie est souvent considéré comme une simple formalité avec rendre les clés d'un logement à la fin de contrat de location. Le document est indispensable pour décider du remboursement de la caution du locataire et d'éviter un litige juridique avec ce dernier. De nombreux propriétaires et locataires ont tendances à bâcler cette opération au risque de se retrouver avec des conséquences coûteuses.

L'état des lieux de sortie est généralement prévu pour chaque locataire qui souhaite récupérer l'intégralité de son dépôt de garantie. Cela est aussi le cas pour un propriétaire qui souhaite récupérer son bien immobilier sans le moindre conflit. Dans tous les cas, il faut insister sur la préparation du document en allant de la signature au recours possibles en cas de conflits.

Ceux-ci peuvent être causés par une absence d'un état des lieux ou d'un désaccord entre le propriétaire et le locataire sortant. Il faut aussi vous informer sur les erreurs fréquentes à éviter pour la réalisation de l'opération. L'objectif pour le propriétaire est de pouvoir continuer son investissement immobilier en toute sérénité. De son côté, le locataire peut partir en toute tranquillité à la fin du contrat de location. 

Pourquoi l’état des lieux de sortie est capital ?

L’état des lieux de sortie n’est pas une formalité administrative anodine. Cette procédure juridique est un élément fondamental dans le cadre d'une location d'un logement avec un bail. 

Quelles différences entre état des lieux d’entrée et de sortie ?

L’état des lieux d’entrée sert de référence initiale qui décrit l’état du logement et de ses équipements au moment où le locataire prend possession des lieux. L’état des lieux de sortie, lui, permet de constater l’état réel du logement au départ du locataire. La comparaison entre ces deux documents permet de repérer les dégradations éventuelles (hors usure normale liée au temps). Cela permet aussi de déterminer les travaux ou réparations imputables au locataire et de calculer le montant à restituer sur la caution.

Enjeux juridiques : qui est responsable en cas de dégradations ?

Dès lors qu’une dégradation est constatée (trou dans un mur, parquet rayé, porte cassée, robinet qui fuit, etc.). La question cruciale est de savoir qui doit payer entre le locataire et le propriétaire.

La loi du 6 juillet 1989, stipule que le locataire est responsable des détériorations causées par négligence ou usage anormal. De son côté, le propriétaire bailleur prend en charge la vétusté ou les dégradations résultant de la force majeure ou de l’usure normale du temps.

Focus sur la loi ALUR : ce que le texte dit vraiment

Laloi ALUR a apporté des précisions sur l’état des lieux comme l'obligation de rédiger l'opération, contradictoire et signé par les deux parties. Le dispositif impose aussi un modèle-type avec des informations précises (description pièce par pièce, état des équipements, relevés de compteurs…). La loi encourage en même temps sur l'intégration de photos dans le document, pour éviter les contestations ultérieures. Elle encadre les délais de restitution du dépôt de garantie en fonction de la régularité ou non de l’état des lieux de sortie.

Données clés : les litiges liés à l’état des lieux en France

Sources : ANIL, INSEE, Ministère du logement, Observatoire Logement

Comment faire un état des lieux de sortie conforme ?

Réaliser un état des lieux de sortie conforme n’est pas aussi complexe qu’on le pense… à condition de bien s’y prendre. Il s’agit de comparer objectivement l’état du logement au moment du départ avec celui constaté à l’entrée. Il faut s'appuyer sur des éléments tangibles, un modèle structuré et une bonne préparation.

Que vous soyezlocataire ou propriétaire-bailleur, suivez ce mode d’emploi pas à pas pour éviter tout litige inutile.

Les éléments à inspecter (pièce par pièce)

Chaque pièce de l'appartement doit être inspectée dans le détail. Il ne suffit pas de dire « bon état », il faut décrire précisément l’état des équipements, les dégradations éventuelles, et différencier les défauts anciens des problèmes nouveaux.

Voici un tableau récapitulatif des principaux éléments à vérifier dans chaque zone du logement :

Source : ANIL

De quoi se compose un état des lieux de sortie ?

Un bon état des lieux commence par… un bon modèle. Il doit être structuré par pièce et indiquer les champs pour chaque équipement. Le document doit aussi contenir les relevés de compteurs et les photos essentielles qui serviront de preuves. Il ne faut pas oublier les signatures du propriétaire et du locataire à la fin.

Le rôle du locataire et du propriétaire : qui fait quoi ?

Contrairement à certaines idées reçues, l’état des lieux n’est pas réservé au propriétaire bailleur. Il s’agit d’un acte contradictoire qui nécessite la présence des deux parties (ou représentées par un tiers mandaté). Dans ce genre de situation, le locataire doit laisser le logement vide et propre comme indiquer dans la clause du contrat de bail.

Il signale aussi les éventuels problèmes antérieurs non réparés tout en étant présent pendant la réalisation de l'état des lieux. Il est libre de ne pas signer le document s'il conteste une observation. De son côté, le propriétaire bailleur fourni un document conforme et permettre une visite minutieuse sans pression. Il signe également le résultat avec le locataire.

Que faire en cas d’absence de l’état des lieux de sortie ?

Il arrive qu’un état des lieux de sortie ne soit pas établi à la fin de la location. Cela peut être dû à un désaccord, une négligence, une absence de l’une des parties, ou encore un conflit déjà installé.

Conséquences légales : ce que dit la loi

En l’absence d’un état des lieux de sortie, l’article 1731 du Code Civil est clair. Le locataire peut être tenu responsable des différences constatées par comparaison. Si les deux sont absents, alors le logement est juridiquement considéré comme rendu en bon état, ce qui désavantage fortement le bailleur. Dans les faits, le locataire bénéficie de la présomption d’absence de dégradation et le propriétaire aura beaucoup de mal à prouver des détériorations.

Peut-on faire appel à un huissier ? Quand et comment ?

Oui, en cas de désaccord entre les parties ou de refus de réaliser l’état des lieux ensemble. L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 permet de faire appel à un commissaire de justice (ex-huissier). Cela commence par une demande officielle d'un rendez-vous à l’autre partie (par lettre recommandée ou e-mail avec accusé de lecture). Un commissaire de justice peut intervenir en cas d'absence ou de refus. Ce professionnel doit dresser un constat d'état des lieux unilatéral avec force probante.

Source : Chambre nationale des commissaires de justice

Recours du locataire ou du bailleur : quelles démarches ?

Les démarches à suivre dépendent de la situation dont les suivantes.

Vous êtes locataire et le bailleur a refusé ou oublié de faire l’état des lieux

Commencez par le faire transmettre une lettre recommandée avec accusé de réception pour signaler l’absence du document. Conservez aussi des photos datées, des témoignages et des vidéos qui vous serviront de preuves. Il est possible que le propriétaire réalise une retenue abusive de votre dépôt de garantie. Dans ce cas, vous pouvez commencer par demander une médiation (via l’ADIL ou une commission départementale). Vous avez aussi la liberté d'envoyer une lettre de mise en demeure ou saisir un juge de contentieux de la protection.

Vous êtes bailleur et le locataire est parti sans prévenir

Ici, il vaut mieux engager un huissier au plus vite pour faire un constat de l’état du logement. Vous devez préserver toute preuve de dégradations visibles (photos, vidéos) et demander un des devis de remise en état. Ces documents vont appuyer votre demande de retenue sur la caution. N'oubliez pas de justifier la retenue dans le délai légal de restitution.

Délai légal de réalisation selon le Code civil

Il n’existe pas de délai impératif pour faire l’état des lieux, mais il est fortement recommandé de le faire le jour même de la restitution des clés, ou dans un délai de quelques jours maximum après la fin du bail. Selon la jurisprudence constante, passé 10 jours sans état des lieux ou réclamation, les contestations deviennent difficiles à faire valoir.

Comment éviter les litiges lors de la restitution du logement ?

La restitution du logement est l’étape finale d’un contrat de location, mais aussi celle qui concentre le plus de risques juridiques.

Comment différencier vétusté et dégradation ?

C’est l’un des points les plus flous… et les plus conflictuels. La vétusté correspond à l’usure normale d’un logement liée au temps et à l’usage raisonnable. Elle est à la charge du propriétaire. Par contre, les dégradations indiquent des détériorations anormales de l'immobilier. Celles-ci sont souvent causées par un mauvais entretien ou un usage abusif mais aussi une négligence.

Sources : Décret n°87-712 du 26 août 1987, Loi n°89-462 du 6 juillet 1989, article 7, Jurisprudences civiles 2022-2024 (Cour de cassation, 3e civ., 15 déc. 2022, n°21-24.206)  

Quelles réparations sont à la charge du locataire ?

Le décret du 26 août 1987 précise la liste des réparations locativesincombant au locataire. Ce sont les travaux d’entretien courant ou de remise en état dus à un usage normal. Ces réparations concernent par exemple le remplacement des ampoules, fusibles, joints de robinet. Il y a aussi l'entretien des sols, murs, plafonds (nettoyage, petits raccords) et le détartrage des équipements sanitaires. Notez en même temps l'entretien courant des appareils de chauffage (hors panne) et le graissage des gonds, serrures, verrous. En revanche, les dysfonctionnements dus à l’usure ou à un défaut structurel relèvent du propriétaire (ex. : chaudière en fin de vie, fuite dans la toiture).

Récupérer (ou retenir) la caution : qui a raison ?

La restitution du dépôt de garantie, plus communément appelée "caution", est l’enjeu majeur de l’état des lieux de sortie. Dans de nombreux cas, c’est là que naît ou non un litige.

Délai légal de restitution de la caution

La loi ALUR impose des délais précis pour restituer la caution, en fonction de l’état de l'appartement constaté à la sortie.

Délai légal (article 22 de la loi du 6 juillet 1989)

Source : Article 22 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989, Code civil, art. 1730 et suivants, Circulaire NOR : LOGL1412222C – Ministère du Logement

Cas pratiques : quand peut-on retenir une partie de la caution ?

Le propriétaire peut retenir une partie ou la totalité du dépôt si les dégradations sont constatées lors de l’état des lieux de sortie. Cela est aussi valable si ces dégradations ne relèvent pas de la vétusté ou d’un usage normal. Le propriétaire peut aussi justifier les montants retenus (factures, devis, photos, constat) et passer les informations essentielles au locataire par écrit.

Tableau comparatif : cause / preuve / montant retenu

Source : Décret n°87-712 du 26 août 1987, Jurisprudence cour d’appel 2024

Comment contester une retenue abusive ?

Si vous êtes locataire et estimez que tout ou partie de la retenue est abusive, plusieurs solutions graduées existent selon la situation. Commencez par demander des justificatifs au propriétaire (devis, photos, factures). Envoyez-lui ensuite une lettre de contestation avec accusé de réception. La situation peut vous pousser à saisir la commission départementale de conciliation. Le juge des contentieux de la protection peut aussi intervenir en cas de manque d'un accord.

Bon à savoir : astuces pour réussir son état des lieux de sortie

Réaliser un état des lieux de sortie ne se limite pas à remplir un formulaire à la va-vite. Certains détails peuvent avoir des conséquences importantessur la restitution de la caution, la clôture du bail, ou même sur votre tranquillité juridique. Voici les erreurs fréquentes à éviter, mais aussi quelques bonnes pratiques qui peuvent tout changer.

Les erreurs les plus fréquentes à éviter

Voici les pièges dans lesquels tombent encore trop souvent locataires et bailleurs :

Erreurs courantes du locataire

Le locataire peut oublier de nettoyer correctement le logement ou de relever les compteurs avant de réaliser l'état des lieux. Il est aussi possible qu'il laisse tomber ses objets personnels ou certains effets dans les placards. Le locataire peut même ne pas vérifier l'état de tous les équipements (y compris électroménager) ou signaler trop tard un désaccord ou une anomalie.

Erreurs fréquentes du propriétaire

Certains propriétaires ont tendance à ne pas un document conforme à la loi ou imposer une signature rapide sans inspection minutieuse. Il peut aussi oublier d'envoyer des justificatifs de retenue sur la caution ou effectuer l'état des lieux en l'absence du locataire sortant (sauf en cas de constat officiel).

Astuce du pro : prendre des photos ou vidéos ?

Que vous soyez locataire ou bailleur, documenter visuellement le logement est une preuve incontestableen cas de litige. La loi ALUR insiste particulièrement sur les prises de photos avec un bon éclairage dans toutes les pièces. Vous devez aussi inclure les éléments problématiques (taches, fissures, rayures…) et des images des compteurs (avec date visible). Il faut conserver les fichiers originaux (non retouchés) et joindre les photos en annexe de l’état des lieux ou dans un lien partagé.

Quand signer l’état des lieux ? Et que faire des clés ?

La signature de l’état des lieux de sortie marque la fin officielle du contrat de bail. Elle doit respecter plusieurs conditions pour être valide. En effet, le document doit être signé par les deux parties (ou leurs représentants). Il doit aussi mentionner la date de réalisation, les relevés de compteurs, et la date de remise des clés. Une copie doit être remise immédiatement à chaque partie.

Concernant les clés, elles doivent être remises au bailleur le jour même, après la signature de l’état des lieux. Notez que la date de remise des clés conditionne le début du délai légal de restitution de la caution. Elles ne doivent pas être déposées dans une boîte aux lettres sans un accord préalable.

Un bon état des lieux, c’est une sortie gagnante pour tous

L’état des lieux de sortie est bien plus qu’un simple document à remplir. C’est un rempart juridique, une preuve essentielle en cas de conflit, et surtout un outil d’équité entre locataire et propriétaire. Lorsqu’il est bien préparé, clair, documenté et réalisé dans le respect mutuel, il devient une garantie de sérénité pour les deux parties.

Chez NousGérons, nous savons que la gestion locative ne s’arrête pas à la signature du bail. Vous pouvez demander des modèles prêts à l'emploi (PDF & Word) et des fiches pratiques selon le type de logement. Vous accéderez aussi à des guides complets pour comprendre vos droits et vos obligations. Vous obtiendrez aussi un accompagnement personnalisé en cas de litige. Un dernier conseil, anticipez, documentez, communiquez. Vous éviterez ainsi la majorité des conflits… et vous pourrez récupérer votre caution sans mauvaise surprise.