Etat des lieux entrée et sortie sur le même document : simplifiez-vous les choses

Vous vous posez des questions sur ce qui se passerait si vous aviez l'état des lieux d'entrée et de sortie sur le même document ? Notez avant tout que cela peut se faire du moment que vous respectez les conditions. C'est une autre forme de l'évolution de la gestion locative entraînée par la dématérialisation des documents. Cela prend aussi en compte l'intégration des nouveaux diagnostics énergétiques.

Ainsi, l'ajout de l'état des lieux d'entrée et de sortie (départ) sur le même document n'est pas seulement légal. C'est aussi une méthode stratégique pour simplifier votre gestion locative chaque année. Vous allez même sécuriser vos revenus tout en évitant les litiges locatifs. Pourquoi ? Parce qu’un document unique permet une comparaison immédiate des dégradations. Cela facilite aussi la restitution du dépôt de garantie et réduit la paperasse. Mais, attention, cette simplification ne s’improvise pas. Elle doit respecter des règles strictes pour être valable juridiquement.

Avec une agence comme NousGérons, vous allez apprendre les règles pour réaliser un état des lieux unique conforme. Notez aussi les avantages et les risques de la confrontation directe d'entrée ou de sortie. Votre agence vous assure simultanément une méthodologie experte pour remplir le document sans erreur. Sinon, il ne faut pas ignorer l'automatisation et la sécurité de chaque état des lieux que vous devez faire.

Pourquoi un document unique est-il devenu la norme en 2026 ?

Un état des lieux contradictoire et unique est devenu la norme sur le marché de la location en 2026. Notez comment cela est arrivé avant même de proposer votre appartement meublé.

La loi Alur et les nouvelles obligations

Depuis 2016, la loi Alur impose un état des lieux contradictoire, c’est-à-dire signé par les deux parties (bailleur et locataire) et détaillé pièce par pièce. En 2026, cette obligation s’accompagne de nouvelles contraintes comme l'intégration du DPE dans le document.

Notez aussi que chaque photo dans le dossier doit être de haute définition. À souligner qu'un état des lieux doit afficher trois photos par pièce au minimum. N'oubliez pas non plus la signature électronique certifiée pour renforcer la force probante du document. Sinon, insister sur la nomenclature uniforme pour chaque élément cité dans l'état des lieux.

Source : Décret n°2016-382 du 12 mai 2016 relatif aux états des lieux, modifié par le décret du 29 mai 2025 sur les audits énergétiques

Gain de temps vs. risque de surcharge visuelle

Avoir un état des lieux d'entrée et de sortie sur le même document permet de comparer l'état du logement en un coup d'œil. Cela permet aussi de réduire les erreurs de description pendant la mise en location du logement. Notez par exemple qu'une rayure sur le parquet n'est pas considérée comme une dégradation majeure. Sinon, il faut insister sur la facilité de restitution du dépôt de garantie à la fin du contrat de bail.

Toutefois, il faut faire attention au fait qu'un document trop dense peut nuire à la lisibilité des informations sur le logement. Ainsi, il vaut mieux utiliser un tableau comparatif avec des colonnes dédiées pour chaque étape. Cela permet aussi d'afficher les photos légendées de chaque pièce dans le document.

Les règles d’or pour un état des lieux unique conforme en 2026

Le tableau suivant résume les règles liées à un état des lieux d'entrée et de sortie dans le même document. Vous saurez ainsi à quoi vous attendre même si vous envoyez le document en ligne.

Sources : Loi Alur; Décret n°2016-382 du 12 mai 2016; décret n°2025-XXX du 29 mai 2025; Règlement eIDAS (UE 910/2014); FNAIM

Avantages et risques : faut-il vraiment regrouper les états des lieux ?

Même avec un document unique, il est plus pratique de vous informer sur les avantages et les limites d'un état des lieux. Cela vous évitera de mauvaises surprises pendant la mise en location du logement.

Les avantages majeurs de l'état des lieux

Un état des lieux d'entrée et de sortie sur le même document permet avant tout à un bailleur de gagner du temps. Effectivement, vous n'aurez qu'à gérer un seul document tout en évitant les risques d'oubli ou de perte. Il est aussi plus facile de réaliser une comparaison immédiate de l'état du logement. Cela repose sur l'identification rapide des dégradations comme une tache sur un mur causée par usure normale.

Votre état des lieux va aussi permettre de sécuriser votre dépôt de garantie. Vous aurez alors moins de contestations grâce à des preuves visuelles et datées. N'oubliez pas qu'un document bien établi est la garantie d'une conformité renforcée. Ainsi, une bonne pratique permet de respecter les obligations légales et une réduction des risques de contentieux.

Les risques à éviter pour le logement

Avoir un état des lieux d'entrée et de sortie sur le même document ne présente pas que des avantages. Il ne faut pas ignorer les risques liés à cela avant la mise en location du logement. Un document unique peut en effet entrainer une surcharge visuelle. 

Pour cela, vous pouvez réaliser un tableau comparatif avec des couleurs pour différencier l'entrée et la sortie dans le logement. Notez aussi le risque d'oubli de mise à jour de votre DPE. Cette note doit être intégrée en rappel automatique dans votre outil de gestion locative.

N'ignorez pas le risque de vous retrouver avec des photos floues ou une mauvaise date sur le document. Pour cela, votre agence de gestion locative peut former votre locataire sur l'utilisation d'une application dédiée à cela. En plus d'une date inopportune, vous pouvez vous retrouver avec une signature non certifiée. Il est alors recommandé d'utiliser une solution de signature électronique qualifiée (eIDAS).

Comment remplir votre état des lieux unique ?

Remplir un état des lieux d'entrée et de départ sur un même document est facile si vous faites correctement les choses. Notez ainsi les étapes à respecter, que ce soit pour un bailleur ou un locataire.

Préparation du document

Pour cette étape, il faudrait chercher un modèle conforme à la loi Alur et au DPE 2026. Il est aussi important de lister tous les éléments à contrôler dans le logement comme les murs, les sols, les compteurs... N'oubliez pas la colonne "Évolution de l'état" pour faciliter la comparaison des informations concernant le logement.

Description claire de l'état du logement

Ici, vous devez éviter les termes vagues comme "en bon état”. Vous pouvez par exemple adopter les propositions suivantes pour votre état des lieux :

• Pour un mur : “Peinture blanche, sans tache ni fissure” (entrée) → “Peinture blanche, tache de 5 cm à 1,50 m du sol” (sortie).
• Pour le parquet : “Parquet massif, sans rayure” (entrée) → “Parquet massif, rayure de 3 cm sur 2 pièces” (sortie).

👉️ Par ailleurs, n'oubliez pas la mention usure normale, que ce soit pour l'entrée ou la sortie, pour éviter les litiges. Notez par exemple : "Moquette usée aux entrées de porte (zone de passage).

Prendre les photos et ajouter chaque date sur le document

Pour les photos, des prises de vue sous différents angles sont à prévoir, comme le mur de face et le mur de côté. Notez aussi les légendes comme “Mur cuisine, entrée 15/04/2026”. Sinon, il est crucial de sauvegarder les photos dans un cloud sécurisé et infalsifiable. Vous avez parfaitement le droit de les consulter à tout moment quand vous le souhaitez.

Faire signer électroniquement

Il est conseillé d'utiliser une solution certifiée comme Yousing pour signer un état des lieux d'entrée et de départ. Pensez aussi à conserver une preuve de l'envoi par mail du document et la réaction par le locataire.

Les principaux points de contrôle dans un état des lieux de location

Assurez-vous de bien retenir les principaux points à contrôler pour réaliser un état des lieux. Ainsi, vous ne risquerez pas de vous faire surprendre avant la remise des clés du logement.

Checklist des 10 points de contrôle

Le tableau suivant résume parfaitement les points à contrôler pour réussir un état des lieux d'entrée et de sortie.

Pourquoi passer au numérique avec NousGérons ?

Faire appel à une agence de location comme NousGérons présente des avantages considérables. Notez en premier lieu l'automatisation de chaque état des lieux avec un document généré en 5 minutes. Ce document numérique affiche généralement des informations concernant le logement et conformément à la loi Alur et le DPE 2026. Notez aussi les photos géolocalisées et datées pour éviter les risques de falsification.

L'accompagnement de l'agence de location est aussi la garantie d'une signature électronique certifiée. À cela s'ajoute un archivage sécurisé du document même après des années. Notez enfin les alertes automatiques pour les relances concernant les audits énergétiques ou les signatures manquantes.

💡 Témoignage d'un propriétaire bailleur à Lyon :
“Grâce à NousGérens, j’ai réduit mes litiges de 70 % en un an. Le gain de temps et la sérénité sont inestimables.”

Simplifiez, sécurisez et gagnez en sérénité avec l'état des lieux

En 2026, la gestion locative n’a plus rien à voir avec celle d’il y a 10 ans. La dématérialisation, la rigueur juridique et les nouveaux diagnostics énergétiques transforment la réalisation d'un état des lieux. 

Le document devient maintenant un outil stratégique pour chaque propriétaire bailleur et locataire. Un état des lieux unique, bien rédigé et conforme vous protège des litiges grâce à des preuves explicites (photos, signatures, descriptions précises). Vous aurez aussi la garantie de gagner du temps et de vous concentrer sur votre investissement.

Notez aussi la sécurité renforcée pour votre dépôt de garantie et vos revenus locatifs. Alors, prêt à passer à l’action ? Téléchargez notre modèle type (PDF) et découvrez comment NousGérens peut sécuriser chaque état des lieux en quelques clics. Vous pouvez aussi demander une démo gratuite pour voir comment l'outil en ligne s'adapte à vos besoins.

FAQ : vos questions sur l’état des lieux dans un seul document

Peut-on utiliser le même formulaire pour plusieurs locataires ?

Non, chaque locataire doit avoir son propre état des lieux, même si le logement est identique. Pourquoi ? Parce que l’état des lieux est un acte juridique personnalisé (article 1731 du Code civil). Toutefois, il est important que le locataire possède un document identique à celui du bailleur.

Quelle est la valeur juridique d’un état des lieux sur tablette en 2026 ?

La valeur juridique est la même qu’un document papier, à condition que les photos soient haute définition et datées. Ne négligez pas la signature électronique certifiée (eIDAS). Ajouter à cela, le document doit être archivé de manière infalsifiable (ex. : blockchain ou cloud sécurisé).

Comment prouver une dégradation si l’état des lieux d’entrée était succinct ?

C’est difficile, mais pas impossible comme l'ajout de photos complémentaires prises par le locataire à l'entrée (à faire signer). Notez aussi les témoignages d'un huissier et d'un voisin, tout comme les preuves indirectes (facture de réparation, constat d’huissier). À souligner que NousGérons peut générer un état des lieux d'entrée et de sortie détaillé concernant le logement.

Différence entre dégradation et usure normale en 2026 ?

Une rayure profonde sur le parquet d'une pièce est considérée comme dégradation du logement. Cela est aussi valable pour le trou dans un mur, mais également une fuite d'eau. Par contre, une usure légère des entrées de porte est reconnue comme une usure normale (vétusté). À cela s'ajoutent la peinture écaillée causée par l'humidité et les joints de robinetterie un peu secs.

Que faire en cas de refus de signature de l’état des lieux ?

La procédure est la même pour un bailleur et pour un locataire. Cela consiste à envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception. Le document doit indiquer une demande de signature du document sous 15 jours. Il faudrait aussi faire constater l'absence de signature par un huissier avant de saisir la commission départementale de conciliation.