Documents à demander au locataire : agissez légalement

Chaque propriétaire ne doit pas ignorer les documents à demander au locataire avant de signer le premier contrat. Effectivement, la constitution d'un dossier de location solide doit être votre première ligne de défense contre les loyers impayés. Pour cela, il est plus avisé de tenir compte de la liste exhaustive des pièces justificatives autorisées par la loi. Il ne faut pas non plus ignorer les documents que vous ne pouvez pas demander aux locataires.

Par ailleurs, il est possible que vous ayez du mal à vérifier l'authenticité de certains dossiers des candidats. Pour faire face à cela, il ne faut pas hésiter à faire appel à NousGérons qui possède une solide expérience en gestion locative.

Votre prestataire saura lister les documents essentiels que vous devez demander auprès des locataires. Votre agence n'aura aucun mal à respecter la loi Alur qui encadre les pièces justificatives que chaque propriétaire peut exiger d'un locataire candidat. Ainsi, il n'y a aucun risque que vous demandiez de mauvais documents auprès des locataires à l'avenir.

La liste exhaustive des pièces autorisées par la loi

Le décret nᵒ 2015-1437 du 5 novembre 2015, pris en application de la loi Alur, fixe les documents que le bailleur peut demander au locataire. Ce document s'applique à toute location vide ou meublée soumise à la loi du 6 juillet 1989. En dehors de ces pièces justificatives, aucun autre document ne peut être exigé.

Justificatifs d'identité : les points de vigilance

Pour attester de son identité, le locataire candidat peut présenter une carte nationale d'identité française ou étrangère en cours de validité. Il peut aussi opter pour un passeport valide, ou un document de séjour autorisant l'exercice d'une activité professionnelle. Le bailleur est en droit de demander une copie d'un seul de ces justificatifs d'identification. 

Il est interdit d'en exiger plusieurs simultanément ou de demander une pièce originale. Pour les locataires de nationalité étrangère non membres de l'UE, le document de séjour doit simplement être valide. Par ailleurs, sa durée résiduelle ne peut pas être un critère d'exclusion.

👉️ Pour les candidats de nationalité étrangère hors UE, il est principalement conseillé de vérifier le code 2D-Doc imprimé sur le document de séjour. Ce QR code sécurisé permet une vérification instantanée de l'authenticité du dossier via l'application officielle de l'État. Un document sans 2D-Doc valide doit alerter la vigilance sans constituer pour autant un motif de refus automatique.

Justificatifs de domicile : une formalité souvent oubliée

Le locataire doit fournir un justificatif de domicile actuel comme une quittance de loyer de moins de trois mois (si locataire). À cela s'ajoute une attestation d'hébergement gratuite accompagnée d'une pièce d'identité de l'hébergeant. Notez aussi les trois dernières quittances si le candidat est déjà propriétaire de son logement principal. Ce dossier confirme l'adresse de résidence et constitue un élément de cohérence du dossier de location.

Attester de l'activité professionnelle en 2026 : tous les statuts couverts

La diversification des formes d'emploi impose au bailleur de maîtriser les justificatifs professionnels pour chaque statut. En 2026, les freelances, auto-entrepreneurs et titulaires de contrats hybrides représentent une part croissante des candidats à la location. Voici les pièces attendues selon la situation :

Source : Décret nᵒ 2015-1437 du 5 novembre 2015 (JORF nᵒ 0258), articles 1 à 4

Justifier des ressources : bien au-delà des trois bulletins de salaire

Les trois derniers bulletins de salaire restent le justificatif de ressources le plus courant. Cependant, la diversification des revenus impose une lecture plus large des pièces acceptables. Le locataire peut également fournir :

• Le dernier avis d'imposition ou de non-imposition
• Les trois dernières quittances de paiement ou la dernière taxe foncière si propriétaire
• Une preuve de propriété immobilière attestant de revenus fonciers
• Les justificatifs de versement de prestations sociales, d'allocations ou de bourses pour les 3 derniers mois
• Un justificatif de revenus fonciers ou de rentes viagères

La directive européenne DSP3 (Services de paiement 3) accélère l'adoption de l'open banking dans l'immobilier locatif. Des outils comme DossierFacile et des solutions privées permettent désormais de vérifier instantanément les revenus réels d'un candidat locataire. Cette approche se substitue progressivement à la fiche de paie papier, trop facile à falsifier.

Ce que vous n'avez strictement pas le droit de demander

Les documents autorisés sont exhaustifs et tout ce qui n'y figure pas est interdit. Demander des pièces hors légalité constitue une pratique discriminatoire passible d'une sanction administrative. En pratique, vous ne pouvez pas demander le RIB ou les coordonnées bancaires de votre locataire. 

Cela est aussi valable pour son extrait de compte bancaire et son casier judiciaire. Il est aussi interdit de demander le dossier médical du locataire ni même une attestation. À cela s'ajoutent une photo d'identité, une attestation d'absence de crédit, un contrat de mariage et une attestation de bonne conduite.

👀 Un non-respect de ces interdictions vous expose à une amende administrative dont le montant peut atteindre 3 000 euros.

Source : Loi nᵒ 89-462 du 6 juillet 1989, article 22-2, modifié par la loi Alur n°2014-366

Comment vérifier l'authenticité d'un dossier de location ?

La falsification de documents est une réalité dans l'immobilier locatif. Selon une étude du réseau Century 21 (2024), près de 2 dossiers sur 10 contiendraient au moins un élément modifié ou falsifié. La vigilance du bailleur est donc capitale avant la signature du contrat.

DossierFacile : la certification gratuite de l'État

DossierFacile est le service public numérique de vérification de dossier de candidature locative, opéré par le Ministère du Logement. Le locataire y dépose ses justificatifs, qui sont vérifiés par des agents, et reçoit un lien sécurisé à partager avec le bailleur. Ce dispositif offre une garantie d'authenticité sans surcoût pour aucune des deux parties. En 2026, plus de 3 millions de dossiers ont été traités via cette plateforme.

Les réflexes d'un gestionnaire expert : détecter les faux

Au-delà des outils numériques, voici les vérifications de cohérence à systématiser lors de la réception d'un dossier :

Sources : DGFIP (2D-Doc), DossierFacile.fr, Annuaire des Professionnels de l'Immobilier (FNAIM)

Le cas particulier du garant (caution)

Lorsque le locataire ne répond pas seul aux critères de solvabilité, alors, le bailleur peut demander un endosseur, aussi appelé caution. Cette personne physique ou morale s'engage à régler les loyers impayés si le locataire est défaillant. Le dossier du garant suit les mêmes règles que celui du locataire. Seuls les justificatifs listés par le décret 2015-1437 peuvent être exigés.

Documents requis pour la caution personne physique

Le garant doit en premier lieu présenter sa carte nationale d'identité ou un passeport, mais aussi un document de séjour valide. Il doit aussi présenter un contrat de travail pour prouver son travail. À cela s'ajoute son attestation employeur, tout comme un extrait K-bis pour un endosseur indépendant. Par ailleurs, vous êtes libre de demander ses 3 derniers bulletins de salaire et son dernier avis de déclaration d'impôt. Notez aussi la preuve de sa propriété pour un endosseur propriétaire.

Source : Décret nᵒ 2015-1437 du 5 novembre 2015, applicable aux locataires et garants

Les alternatives à la caution personne physique

En 2026, deux alternatives à la caution physique se sont imposées comme références :

• Visale (Visa pour le Logement et l'Emploi) : garantie gratuite proposée par Action Logement, accessible aux moins de 30 ans et à certains salariés. Elle couvre jusqu'à 36 mois d'impayés de loyer et les détériorations locatives. Idéale pour sécuriser la location à des jeunes actifs.
• Cautionnement bancaire : un organisme bancaire ou une assurance se porte garant contre le versement d'une prime. Plus coûteux mais sans limite d'âge ni de statut pour le locataire candidat.

✋️ La Garantie des Loyers Impayés (GLI) est souscrite par le bailleur et non le locataire auprès d'un assureur. Elle complète ou remplace la caution en prenant en charge les impayés, les frais de procédure et parfois la vacance locative. NousGérons vous conseille et vous aide à sélectionner le contrat GLI le mieux adapté à votre investissement immobilier.

Pourquoi déléguer la constitution du dossier à un professionnel ?

Constituer, vérifier et archiver un dossier de location conforme à la loi est une opération chronophage et techniquement exigeante. Pour tout investisseur locatif qui souhaite optimiser son temps et son rendement. La délégation à un gestionnaire spécialisé comme NousGérons présente trois avantages décisifs :

Source : NousGérons 

Un dossier de location solide est votre meilleur investissement

La sélection rigoureuse d'un locataire commence par la maîtrise parfaite des justificatifs légalement exigibles. En 2026, cette maîtrise inclut les nouvelles technologies de vérification qui transforment la gestion locative en profondeur. Propriétaires bailleurs et investisseurs immobiliers qui sécurisent leur processus de sélection réduisent significativement le risque d'impayé. Cela implique l'optimisation de la vacance locative et l'anticipation des sanctions administratives.

Vous souhaitez déléguer cette gérance à des experts ? NousGérons vous accompagne dans chaque étape, comme la constitution du dossier. Notez aussi la vérification de l'authenticité des pièces justificatives et la rédaction du bail. L'agence assure même l'état des lieux et le traitement des loyers impayés. Dans tous les cas, votre prestataire connaît parfaitement les documents à demander au locataire.

FAQ : questions fréquentes sur les documents à demander au locataire

Puis-je demander la déclaration d'impôt originale au locataire ?

Non. Le bailleur peut uniquement exiger une copie de la dernière déclaration d'impôt ou de non-imposition. En revanche, il est tout à fait possible de vérifier l'authenticité de cette copie en scannant le code 2D-Doc imprimé sur le dossier. Pour cela, vous pouvez passer par le site impots.gouv.fr. Cette vérification est gratuite et instantanée.

Que faire si le locataire candidat est de nationalité étrangère ?

Pour un ressortissant de l'Union européenne, aucune autorisation de séjour supplémentaire ne peut être demandée. Pour un ressortissant hors UE, le titre de séjour doit simplement être valide au moment du dépôt du dossier. Refuser un candidat au seul motif de sa nationalité est constitutif d'une discrimination au logement. Cela est même passible de poursuites pénales.

La signature électronique du bail est-elle obligatoire en 2026 ?

Non, la signature électronique du contrat de location n'est pas obligatoire en 2026. Elle est toutefois pleinement reconnue par la loi française dès lors qu'elle repose sur un prestataire qualifié. De nombreux gestionnaires professionnels, dont NousGérons, proposent la signature électronique pour accélérer et sécuriser la mise en location. Cela est notamment le cas lors des locations à distance.

Combien de garants puis-je exiger pour un même locataire ?

La loi ne fixe pas de limite au nombre de garants. Cependant, exiger plusieurs cautions peut être perçu comme une pratique excessive si le profil du locataire est solide. Par ailleurs, il est interdit de cumuler une caution personne physique avec une GLI, sauf pour les étudiants et les apprentis.

Puis-je refuser un locataire dont les revenus sont insuffisants ?

Oui, à condition que le critère soit le niveau de ressources et non une caractéristique personnelle protégée. La règle communément admise (revenus nets supérieurs à trois fois le montant du loyer charges comprises) n'est pas inscrite dans la loi. Elle constitue un critère de solvabilité objectif et légitime. Il est recommandé de documenter les motifs de refus pour toute contestation éventuelle.